Politica de confidențialitate
1. Cine suntem și cum ne contactezi
1.1. Operatorul datelor tale cu caracter personal este SC FITNET SRL, societate cu răspundere limitată de naționalitate română. Sediul social e în Str. Literaturii nr. 25, sat Dumbrăvița, comuna Dumbrăvița, județul Timiș, România. Societatea e înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J35/4813/12.12.2023, cod unic de înregistrare și cod de TVA RO49267460.
1.2. În acest document ne referim la SC FITNET SRL cu „FITNET” sau cu „noi”. FITNET publică site-ul fitnessbusinessromania.ro, vinde biletele la evenimente, încasează prețul lor și emite facturile.
1.3. Evenimentele Fitness Business Romania sunt organizate de SC UPFIT SRL („UPfit”), la unele ediții împreună cu co-organizatori. Pentru datele colectate pe acest site, UPfit acționează ca persoană împuternicită a noastră. Înscrierile și cererile tale sunt stocate în UPfit OS, software-ul UPfit, iar emailurile de confirmare și de invitație pleacă tot de acolo.
1.4. Ne poți scrie:
• prin email, la legal@fitnet.ro, pentru orice comunicare cu efect juridic, pentru orice întrebare legată de datele tale cu caracter personal și pentru exercitarea drepturilor tale;
• prin poștă, la sediul social din secțiunea 1.1, care este și adresa noastră de corespondență.
1.5. Pentru întrebări despre înscriere, bilete sau organizarea unui eveniment, scrie la contact@fitnessbusinessromania.ro. Cererile privind datele personale trimite-le la legal@fitnet.ro, ca să ajungă direct la cine se ocupă de ele.
2. Ce acoperă și ce nu acoperă această politică
2.1. Politica se aplică prelucrărilor pe care le facem în calitate de operator, adică atunci când noi decidem de ce și cum îți folosim datele.
2.2. Acoperă site-ul https://www.fitnessbusinessromania.ro, cu toate paginile lui, inclusiv formularele de înscriere, paginile de invitație și formularele de interes.
2.3. Acoperă înscrierile la evenimentele publicate pe acest site, adică Upgrade Sessions, RomaniaActive Health & Fitness Business Summit și CEE Health & Fitness Summit, precum și vânzarea biletelor, facturarea și corespondența cu noi.
2.4. Ce se întâmplă cu datele tale la eveniment, adică lista de acces, fotografierea și filmarea, e descris în Termenii de participare, publicați la https://www.fitnessbusinessromania.ro/termeni-participare/.
2.5. Nu acoperă site-urile terților la care trimitem prin linkuri, inclusiv site-urile co-organizatorilor și ale partenerilor, și nici paginile noastre de pe rețelele sociale. Fiecare are politica lui.
3. Termenii folosiți
3.1. Date cu caracter personal: orice informație care te identifică sau prin care poți fi identificat, direct sau indirect. Numele, adresa de email, numărul de telefon, adresa IP și identificatorul din cookie-uri sunt date cu caracter personal.
3.2. Prelucrare: orice operațiune făcută cu datele tale, de la colectare și stocare, până la consultare, transmitere și ștergere.
3.3. Operator: cine decide de ce și cum se prelucrează datele. Persoană împuternicită: cine prelucrează datele în numele operatorului și după instrucțiunile lui.
3.4. Regulamentul: Regulamentul (UE) 2016/679, cunoscut ca GDPR.
4. Ce date colectăm și de ce
4.1. Când vizitezi site-ul
Serverul înregistrează adresa IP, data și ora vizitei, pagina cerută, pagina de pe care ai ajuns la noi și tipul de browser. Le folosim ca să funcționeze site-ul și ca să îl protejăm împotriva atacurilor și abuzurilor.
Dacă accepți cookie-urile de analiză, folosim Google Analytics ca să înțelegem ce pagini sunt utile. Adresa IP e anonimizată. Pe paginile care conțin în adresă un cod de invitație sau un link de confirmare, adresa trimisă către Google Analytics e scurtată, ca acel cod să nu ajungă la Google. Detaliile despre cookie-uri sunt în politica de cookie-uri.
4.2. Când te înscrii la un eveniment
Colectăm numele, adresa de email, numărul de telefon, clubul sau compania pe care o reprezinți și bifa de acord din formular. Colectăm și funcția ta: proprietar sau acționar, manager de club, consultant sau furnizor ori altceva.
După trimitere îți trimitem un email cu un link de confirmare, valabil 14 zile și de unică folosință. După ce confirmi, te sună cineva din echipă ca să stabilească participarea și plata. Păstrăm și evidența emailurilor trimise: ora, tipul și rezultatul trimiterii, fără conținutul lor.
4.3. Când folosești un cod de invitație
Dacă ai primit un cod de la un partener al evenimentului, îl scrii în formularul de înscriere și primești un bilet gratuit. Colectăm aceleași date ca la secțiunea 4.2, plus codul folosit. Partenerul nu primește de la noi datele tale prin acest mecanism.
Dacă ai primit o invitație personală, ți-a trimis-o UPfit, din propria bază de contacte. Pentru trimiterea invitației, UPfit e operator, iar față de UPfit îți exerciți drepturile privind acea bază de contacte. Pagina invitației îți arată datele precompletate, iar tu confirmi participarea. Din momentul confirmării, datele devin parte din înscrierea ta la eveniment și le prelucrăm noi, în condițiile acestei politici.
4.4. Când completezi un formular de interes
Pe paginile cu calendarul edițiilor viitoare, cu oferta de parteneriat și pe paginile evenimentelor îți poți lăsa datele ca să te contactăm sau ca să afli când se deschid înscrierile. Colectăm aceleași câmpuri ca la secțiunea 4.2.
Le folosim ca să îți răspundem la cerere și ca să te sunăm dacă ai cerut o ofertă. Te anunțăm despre edițiile viitoare numai dacă ai cerut asta.
4.5. Când cumperi un bilet
Colectăm datele necesare facturării: numele sau denumirea companiei, codul de înregistrare fiscală, dacă e cazul, și adresa. Le folosim ca să emitem factura, să încasăm prețul și să ținem contabilitatea.
4.6. Când pornești un video de pe site
Videourile de pe site vin de la YouTube, prin domeniul youtube-nocookie.com, și, pe prima pagină, de la Facebook. Până nu apeși „Pornește videoul”, browserul tău nu cere nimic de la ele. După ce pornești videoul, YouTube sau Facebook primesc adresa ta IP și datele tehnice ale browserului și pot seta cookie-uri proprii, conform politicilor lor.
4.7. Când ne scrii
Colectăm datele de contact și conținutul mesajului tău. Le folosim ca să îți răspundem și ca să ținem evidența corespondenței.
4.8. Evidența consimțământului
Când îți dai acordul într-un formular, păstrăm o evidență a lui: ce ai acceptat, când și prin ce formular. Ne trebuie ca să putem dovedi că ai consimțit.
5. Temeiurile juridice
5.1. Nu prelucrăm date fără un temei din art. 6 din Regulament. Tabelul de mai jos arată ce temei folosim pentru fiecare scop.
| Scop | Temei | Trimitere |
|---|---|---|
| Funcționarea și securitatea site-ului, jurnalele serverului | interes legitim | art. 6 alin. (1) lit. f) |
| Statistici de utilizare a site-ului | consimțământ | art. 6 alin. (1) lit. a) |
| Redarea videourilor încorporate | consimțământ, exprimat prin pornirea videoului | art. 6 alin. (1) lit. a) |
| Înscrierea la eveniment, confirmarea adresei și emailurile legate de înscriere | executarea cererii tale | art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Apelul telefonic pentru confirmarea participării și pentru plată | executarea cererii tale | art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Trimiterea invitației personale, de către UPfit, ca operator | interesul legitim al UPfit | art. 6 alin. (1) lit. f) |
| Acceptarea invitației și folosirea codului de partener | executarea cererii tale | art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Răspuns la cererea ta din formularele de interes și oferta de parteneriat | demersuri precontractuale | art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Informări despre edițiile viitoare și despre soluțiile UPfit | consimțământ | art. 6 alin. (1) lit. a) |
| Transmiterea datelor tale de contact co-organizatorilor | consimțământ | art. 6 alin. (1) lit. a) |
| Facturare, contabilitate, raportări fiscale | obligație legală | art. 6 alin. (1) lit. c) |
| Evidența consimțământului | interes legitim, dovada consimțământului | art. 6 alin. (1) lit. f) și art. 7 alin. (1) |
| Răspuns la mesajele tale și evidența corespondenței | interes legitim | art. 6 alin. (1) lit. f) |
| Apărarea drepturilor noastre | interes legitim | art. 6 alin. (1) lit. f) |
5.2. Acolo unde ne bazăm pe interesul legitim, l-am pus în balanță cu drepturile tale. Interesul nostru este să avem un site care funcționează și e sigur, să îi invităm la evenimente pe profesioniștii din industrie și să ne putem apăra drepturile. Te poți opune oricând acestor prelucrări, conform secțiunii 11.
5.3. Acolo unde ne bazăm pe consimțământ, ți-l cerem înainte, printr-o acțiune clară din partea ta. Îl poți retrage oricând, la fel de ușor cum l-ai dat. Retragerea nu afectează prelucrarea făcută înainte de ea.
6. Cât păstrăm datele
6.1. Păstrăm datele atât timp cât e necesar pentru scopul în care le-am colectat, iar apoi le ștergem sau le anonimizăm.
| Categorie | Termen |
|---|---|
| Înscriere la eveniment, inclusiv evidența emailurilor trimise | 3 ani de la eveniment |
| Cerere din formularele de interes, fără contract | 24 de luni de la ultima interacțiune |
| Adresa de email pentru informări despre edițiile viitoare | până la dezabonare |
| Evidența consimțământului dat în formulare | 3 ani |
| Date de contact transmise co-organizatorilor cu consimțământul tău | la noi, 3 ani. La destinatar, conform politicii lui |
| Jurnalele serverului și de securitate | 12 luni |
| Corespondență | 3 ani |
| Documente contabile și fiscale | 10 ani, termen impus de lege |
| Contracte | 10 ani de la încetare |
| Cookie-uri | durata proprie a fiecăruia, în politica de cookie-uri |
6.2. Termenul nu se aplică în trei situații. Când legea ne obligă să păstrăm datele mai mult. Când ne sunt necesare într-un litigiu sau într-un control al unei autorități. Și când investigăm un incident de securitate. Atunci păstrăm strict datele relevante și strict pe durata necesară.
7. Cui transmitem datele
7.1. Nu vindem datele tale și nu le închiriem. Le transmitem numai furnizorilor care ne ajută să funcționăm, autorităților atunci când legea ne obligă, și consultanților noștri atunci când e necesar pentru apărarea drepturilor noastre.
7.2. Furnizorii noștri prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor noastre, în limita a ce le e necesar, și sunt obligați contractual la confidențialitate și la măsuri de securitate.
| Furnizor | Ce face | Unde |
|---|---|---|
| Furnizorul de găzduire a site-ului | găzduirea site-ului și a bazei lui de date | România |
| SC UPFIT SRL, prin UPfit OS | stocarea înscrierilor și a cererilor, trimiterea emailurilor de confirmare și de invitație | România |
| Amazon Web Services | infrastructura pe care rulează UPfit OS | Uniunea Europeană |
| DATANODE | infrastructura pe care rulează UPfit OS | România |
| Google Analytics | statistici de utilizare a site-ului, numai cu consimțământul tău | Statele Unite |
| YouTube | redarea videourilor, numai după ce pornești unul | Statele Unite |
| redarea videoului de pe prima pagină, numai după ce îl pornești | Statele Unite | |
| Cabinet de contabilitate, cabinet de avocatură | servicii profesionale | România |
7.3. După ce pornești un video, YouTube și Facebook prelucrează datele primite din browserul tău și pe cont propriu, conform politicilor lor. Pentru acea parte, îți exerciți drepturile direct față de ele.
7.4. Co-organizatorii unei ediții primesc datele tale de contact numai dacă îți dai separat consimțământul pentru asta, printr-un acord scris pe care ți-l cerem înainte de transmitere, nu prin formularele acestui site. Ei le folosesc în scopurile lor proprii, deci sunt operatori independenți, iar față de ei îți exerciți drepturile direct. Dacă nu consimți, primesc doar informații agregate despre participare, fără date care te identifică.
7.5. Partenerii care distribuie coduri de invitație nu primesc de la noi datele celor care folosesc codurile.
7.6. Dacă bifezi în formular informările despre soluțiile UPfit, UPfit primește datele tale de contact și le folosește în acest scop ca operator independent. Îți poți retrage acordul oricând, scriind la legal@fitnet.ro sau direct echipei UPfit.
8. Transferuri în afara Spațiului Economic European
8.1. Google și Meta, societatea care deține Facebook, au societăți-mamă în Statele Unite. Când datele tale ajung la ele, prin Google Analytics sau prin redarea unui video, poate avea loc un transfer în afara Spațiului Economic European.
8.2. Transferurile se fac pe baza deciziei de adecvare aplicabile furnizorului respectiv. În lipsa ei, se aplică clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, completate cu măsuri tehnice suplimentare acolo unde e nevoie.
8.3. Îți putem pune la dispoziție, la cerere, informații despre garanțiile aplicate unui transfer anume. Scrie-ne la legal@fitnet.ro.
9. Cookie-uri și tehnologii similare
9.1. Site-ul folosește cookie-uri strict necesare și, numai cu acordul tău, cookie-uri de analiză. Nu folosim cookie-uri de marketing.
9.2. Cookie-urile strict necesare fac site-ul să funcționeze și nu îți cer consimțământul. Cookie-urile de analiză se activează numai după ce ți-l dai, printr-o acțiune clară în bannerul afișat la prima vizită.
9.3. Îți poți schimba alegerea oricând, din linkul „Setări cookie-uri” din subsolul site-ului, iar retragerea consimțământului e la fel de simplă ca acordarea lui.
9.4. Lista completă, cu numele fiecărui cookie, furnizorul, scopul și durata, e în politica de cookie-uri, publicată la https://www.fitnessbusinessromania.ro/politica-de-cookieuri/.
10. Cum protejăm datele
10.1. Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului. Printre ele: criptarea traficului, control al accesului pe bază de roluri, drepturi minime pentru fiecare componentă a site-ului, jurnalizarea accesului, copii de siguranță și instruirea echipei.
10.2. Codurile de invitație nu sunt păstrate în clar în evidențele noastre, iar linkurile de confirmare expiră după 14 zile și se pot folosi o singură dată.
10.3. Nicio transmisie prin internet nu poate fi complet sigură. Dacă se produce o încălcare a securității datelor care îți poate afecta drepturile, te informăm. Anunțăm și Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, în termenele din Regulament.
11. Drepturile tale
11.1. Ai următoarele drepturi:
• dreptul de acces, adică să afli dacă îți prelucrăm datele și să primești o copie a lor, art. 15;
• dreptul la rectificare, adică să ceri corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete, art. 16;
• dreptul la ștergere, cunoscut și ca dreptul de a fi uitat, art. 17;
• dreptul la restricționarea prelucrării, în situațiile prevăzute de Regulament, art. 18;
• dreptul la portabilitate, adică să primești datele într-un format structurat, folosit în mod curent și citit automat. Poți cere și transmiterea lor direct altui operator, art. 20;
• dreptul la opoziție, adică să te opui prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim. Dacă te opui prelucrării în scop de marketing direct, ne oprim necondiționat, art. 21;
• dreptul de a nu fi supus unei decizii automate cu efecte semnificative asupra ta, art. 22;
• dreptul de a-ți retrage consimțământul oricând, pentru prelucrările bazate pe el, art. 7 alin. (3);
• dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere, art. 77.
11.2. Autoritatea de supraveghere din România este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în B-dul General Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, 010336 București. Îi poți scrie la anspdcp@dataprotection.ro sau prin formularul de pe dataprotection.ro. Ai și dreptul de a te adresa instanței.
11.3. Unele drepturi nu sunt absolute. De exemplu, nu îți putem șterge datele dintr-o factură, fiindcă legea ne obligă să o păstrăm. Când nu putem da curs unei cereri, îți explicăm de ce.
12. Cum îți exerciți drepturile
12.1. Scrie-ne la legal@fitnet.ro sau prin poștă, la sediul din secțiunea 1.1. Nu e nevoie de un formular anume și nu trebuie să îți motivezi cererea, cu excepția dreptului la opoziție, unde ne ajută să înțelegem situația ta.
12.2. Informările despre edițiile viitoare le poți opri și din linkul de dezabonare din fiecare mesaj.
12.3. Îți răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii. Dacă cererea e complexă sau avem mai multe cereri în același timp, putem prelungi termenul cu maximum două luni. În acest caz te anunțăm în prima lună și îți explicăm motivul.
12.4. Exercitarea drepturilor e gratuită. Doar dacă cererile sunt vădit nefondate sau excesive, în special prin caracterul lor repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza să dăm curs, explicându-ți de ce.
12.5. Dacă avem îndoieli întemeiate cu privire la identitatea ta, îți putem cere informații suplimentare ca să te identificăm. Le folosim exclusiv în acest scop.
12.6. Cererile care privesc datele tale din UPfit OS le rezolvăm noi, împreună cu UPfit. Nu trebuie să i te adresezi separat.
13. Decizii automate și profilare
13.1. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.
13.2. Nu te profilăm și nu îți afișăm reclame pe baza datelor colectate pe acest site.
14. Minori
14.1. Site-ul și evenimentele la care se referă această politică se adresează profesioniștilor din industria de fitness și nu sunt destinate persoanelor sub 16 ani.
14.2. Nu colectăm cu bună știință date de la copii sub 16 ani. Dacă afli că un copil ne-a furnizat date, scrie-ne la legal@fitnet.ro și le ștergem.
15. Modificări ale acestei politici
15.1. Actualizăm politica atunci când se schimbă ce date prelucrăm, de ce, cu ce instrumente sau cui le transmitem.
15.2. Versiunea în vigoare e cea publicată pe site, iar versiunea și data publicării sunt afișate în secțiunea 16.
15.3. Sunt substanțiale modificările care aduc un scop nou, un temei nou sau o categorie nouă de destinatari. Pe acestea le anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Anunțul apare pe site și, dacă avem adresa ta, îți ajunge și prin email.
15.4. Continuarea folosirii site-ului nu înseamnă acceptarea noii versiuni. Acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ, îți cerem un consimțământ nou.
15.5. Când publicăm o versiune nouă, cea anterioară rămâne disponibilă, iar adresa ei apare în secțiunea 16, ca să poți vedea ce politică era în vigoare la o dată anume.
16. Versiunea documentului
16.1. Versiunea în vigoare: 1.0, publicată la data de 7 octombrie 2026.
16.2. Documentul e publicat la https://www.fitnessbusinessromania.ro/politica-de-confidentialitate/.
16.3. Versiuni anterioare: aceasta este prima versiune a documentului. Nu există versiuni anterioare.